O gerenciamento de prazos é uma das chaves para manter a operação eficiente e a satisfação dos clientes em alta. No entanto, lidar com prazos vencidos de locação é uma situação que, cedo ou tarde, pode ocorrer. Mas a boa notícia é que existem estratégias eficazes para lidar com essa questão de maneira profissional e construtiva.
No artigo de hoje, quero falar um pouco mais sobre isso com você.
Comunicação Antecipada:
Antes que o prazo de locação expire, entre em contato com o cliente. Lembre-os gentilmente sobre a data de vencimento e ofereça a oportunidade de renovação ou devolução. Uma comunicação proativa evita situações desconfortáveis e fortalece o relacionamento. Esta ação não se aplica a todas as locadoras, entretanto toda locadora que faz isso tem uma percepção de mais honestidade pelos olhos do cliente.
Flexibilidade e Opções:
Muitas vezes, os clientes podem precisar estender a locação devido a atrasos imprevistos. Ofereça opções flexíveis de extensão de prazo e explique claramente os termos e custos envolvidos. Isso demonstra compreensão e pode resultar em fidelização. Lembre sempre que na locação podemos usar muito a seguinte frase: “Não desejo para o meu cliente o que eu não desejaria para mim.”
Clareza nos Contratos:
Ter contratos claros e abrangentes é fundamental. Certifique-se de que os termos de locação, incluindo datas e possíveis penalidades por atraso, sejam compreensíveis e visíveis. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e conflitos desde o recebimento em dia e até as cobranças de indenizações.
Política de Penalidades:
Estabeleça uma política de penalidades por prazos vencidos e a deixe clara para os clientes desde o início. Seja consistente na aplicação dessas penalidades, o que mostra profissionalismo e garante que todos os clientes sejam tratados igualmente. Uma empresa sem regras será comandada de forma diferente pelos funcionários e clientes o tempo todo e pior ainda, dependerá todo o tempo do dono ou do gerente para tomar as decisões. Decisões essas que caso estivessem previstas nos contratos, regulamentos e procedimentos não precisariam ser tomadas.
Abordagem Empática:
Quando prazos vencidos ocorrem, aborde a situação com empatia. Entenda os motivos por trás do atraso e avalie cada caso individualmente. Em algumas situações, pode ser benéfico oferecer algum desconto como um gesto de boa vontade. Na LocaAção quando notamos que um atraso na devolução ou no pagamento não foi um caso de má intenção, oferecemos uma carência. Carência essa sempre seguida de uma mensagem de advertência: “Desta vez vamos absorver este custo, mas de agora em diante saiba que não é possível este tipo de negociação.”
Soluções de Automação:
Investir em um sistema de gerenciamento de locação pode simplificar a administração de prazos. Automatizar lembretes de vencimento e opções de renovação pode reduzir a possibilidade de prazos vencidos. Hoje existe uma gama enorme de softwares, não pense que é um custo muito alto manter um sistema que cuide do seu patrimônio de forma segura e prática, um bom sistema vale muito mais do que um colaborador e custa muito menos.
Lidar com prazos vencidos de locação de equipamentos requer um equilíbrio entre compreensão, eficiência e profissionalismo.
Ao seguir essas estratégias, você e sua locadora estarão bem equipados para transformar situações desafiadoras em oportunidades de fortalecer sua relação com os clientes e manter a excelência operacional.
Diego Hora – Diretor da LocaAção e Mentor no Mercado Rental
